EUDR Sorgfaltserklärung (DDS): Erstellung und Einreichung

Die Sorgfaltserklärung (Due Diligence Statement, DDS) ist das zentrale Dokument der EUDR-Compliance. Ohne eine gültige DDS dürfen Sie betroffene Produkte weder in die EU importieren noch aus der EU exportieren. Dieser Artikel erklärt, was die DDS enthält, wie Sie sie erstellen und einreichen.

Was ist die Sorgfaltserklärung?

Die DDS ist eine formale Erklärung, die Sie als Marktteilnehmer über das EU-Informationssystem einreichen. Mit der DDS bestätigen Sie, dass Sie:

1. Die Sorgfaltspflicht (Due Diligence) vollständig durchgeführt haben
2. Die betreffenden Produkte nach Ihrer Einschätzung entwaldungsfrei sind
3. Die Produkte in Übereinstimmung mit den Gesetzen des Herkunftslandes erzeugt wurden
4. Das Risiko eines Verstoßes als vernachlässigbar eingestuft haben

Inhalt der Sorgfaltserklärung

Die DDS muss folgende Angaben enthalten:

Angaben zum Marktteilnehmer

• Firmenname und Rechtsform
• Registrierungsnummer (z.B. Handelsregisternummer)
• Anschrift des Firmensitzes
• EORI-Nummer (Economic Operators Registration and Identification)

Produktangaben

• Produktbeschreibung und Handelsname
• HS-Code (Zolltarifnummer)
• Menge (Gewicht, Volumen oder Stückzahl)
• Herkunftsland/-länder

Geodaten

• Geo-Koordinaten der Erzeugungsflächen
• Bei Flächen < 4 ha: Geopunkt (Breitengrad, Längengrad)
• Bei Flächen ≥ 4 ha: Polygon (Sequenz von Koordinatenpaaren)
• Format: Dezimalgrade (WGS84)

Mehr zu den Geodaten-Anforderungen: EUDR Geodaten: GeoJSON, Koordinaten und praktische Umsetzung.

Lieferkettenangaben

• Name und Kontaktdaten des Lieferanten
• Bei Exporten: Name und Kontaktdaten des Käufers

Erklärung

• Bestätigung der durchgeführten Due Diligence
• Ergebnis der Risikobeurteilung: vernachlässigbares Risiko

Das EU-Informationssystem

Die EU stellt ein zentrales IT-System bereit, über das alle DDS eingereicht werden. Das System soll:

• Einreichung und Verwaltung der DDS ermöglichen
• Referenznummern für jede DDS vergeben
• Den Zollbehörden die Überprüfung ermöglichen
• Den zuständigen Behörden Zugang für Kontrollen bieten

Das System wird voraussichtlich Mitte 2025 in einer Testversion und rechtzeitig vor der Deadline im Dezember 2026 im Vollbetrieb verfügbar sein.

Schritt-für-Schritt: DDS erstellen

1. Due Diligence abschließen

Stellen Sie sicher, dass Sie alle drei Säulen der Due Diligence durchlaufen haben:

• Informationssammlung vollständig
• Risikobeurteilung durchgeführt
• Ggf. Risikominderungsmaßnahmen ergriffen

2. Daten zusammenstellen

Sammeln Sie alle erforderlichen Daten für die DDS in einem strukturierten Format. EUDR Software generiert die DDS-Daten automatisch aus den erfassten Import-Informationen.

3. DDS im EU-System einreichen

• Loggen Sie sich im EU-Informationssystem ein
• Geben Sie alle geforderten Daten ein oder laden Sie sie hoch
• Überprüfen Sie die Angaben auf Vollständigkeit
• Reichen Sie die DDS ein

4. Referenznummer erhalten

Nach der Einreichung erhalten Sie eine eindeutige Referenznummer. Diese Nummer:

• Muss in den Zolldokumenten angegeben werden
• Wird von den Zollbehörden bei der Einfuhr geprüft
• Dient als Nachweis Ihrer Sorgfaltspflicht

5. Archivierung

Speichern Sie eine Kopie der DDS und die Referenznummer zusammen mit allen zugehörigen Unterlagen. Aufbewahrungsfrist: 5 Jahre.

Zeitpunkt der Einreichung

Die DDS muss vor dem Import bzw. Export eingereicht werden:

• Bei Importen: Vor der Überführung in den zollrechtlich freien Verkehr
• Bei Exporten: Vor der Ausfuhr

Ohne gültige DDS-Referenznummer wird die Ware an der Grenze aufgehalten.

Änderung und Widerruf

• Eine eingereichte DDS kann ergänzt oder aktualisiert werden, wenn neue Informationen vorliegen
• Bei Fehlern können Sie die DDS korrigieren
• Wenn Sie feststellen, dass die Produkte doch nicht konform sind, müssen Sie die zuständige Behörde unverzüglich informieren

Gruppierte DDS

Für mehrere Lieferungen desselben Produkts vom selben Lieferanten und derselben Erzeugungsfläche können Sie unter Umständen eine gruppierte DDS einreichen. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand bei regelmäßigen Lieferungen.

Voraussetzungen:

• Identisches Produkt und identische Herkunft
• Gleicher Lieferant
• Gleiche Erzeugungsfläche(n)
• Gleicher Risikobeurteilungszeitraum

DDS und Zoll

Die Verknüpfung zwischen DDS und Zollabfertigung funktioniert wie folgt:

1. Sie reichen die DDS ein und erhalten die Referenznummer
2. Sie geben die Referenznummer in Ihrer Zollanmeldung an
3. Die Zollbehörde prüft automatisch, ob eine gültige DDS vorliegt
4. Nur bei gültiger DDS wird die Ware freigegeben

Häufige Fehler bei der DDS

1. Unvollständige Geodaten: Fehlende oder ungenaue Koordinaten sind der häufigste Ablehnungsgrund
2. Falsche HS-Codes: Stellen Sie sicher, dass die HS-Codes mit den Zolldokumenten übereinstimmen
3. Verspätete Einreichung: Die DDS muss vor dem Import vorliegen, nicht danach
4. Fehlende Mengenangaben: Menge muss exakt mit der Lieferung übereinstimmen
5. Nicht-aktuelle Risikobeurteilung: Die Beurteilung muss aktuell und lieferungsspezifisch sein

DDS mit EUDR Software automatisieren

EUDR Software vereinfacht die DDS-Erstellung erheblich:

• Automatische Datenübernahme aus der Importerfassung
• Geodaten-Validierung vor der Einreichung
• DDS-Vorschau zur Kontrolle vor dem Absenden
• Direkte Einreichung über die EU-System-Anbindung (wenn verfügbar)
• Referenznummer-Verwaltung und Archivierung

Fazit

Die Sorgfaltserklärung ist der formale Abschluss Ihrer EUDR-Due-Diligence und Voraussetzung für jeden Import und Export. Bereiten Sie sich jetzt darauf vor, indem Sie Ihre Prozesse und Daten strukturieren. Mit EUDR Software automatisieren Sie die DDS-Erstellung und minimieren das Fehlerrisiko.

Weitere Informationen: EUDR-Leitfaden für Holzunternehmen | EUDR-Checkliste